FAQ ISO 9001 – INTRODUZIONE

I seguenti sono alcuni dei principali obiettivi della documentazione di un'organizzazione, indipendentemente da fatto se sia o no in atto un SGQ formale;

a) la comunicazione di informazioni
- Come strumento di trasmissione di informazione e comunicazione. Il tipo e l'entità del documentazione dipenderà dalla natura dei prodotti e dei processi dell'organizzazione, il grado di formalità dei sistemi di comunicazione e il livello di capacità di comunicazione all'interno l'organizzazione e la cultura organizzativa.
b) La prova della conformità
- La fornitura di elementi di prova che ciò che è stato pianificato, è stato effettivamente fatto.
c) la condivisione della conoscenza
- Diffondere e conservare le esperienze dell'organizzazione. Un esempio tipico è una specifica tecnica, che può essere utilizzata come base per la progettazione e lo sviluppo di un nuovo prodotto.

Una lista di termini comunemente usati in materia di documentazione è riportata nell'allegato A (preso dalla ISO 9000:2005). Va sottolineato che, secondo la clausola 4.2 Documentazione ISO 9001:2008 i documenti dei requisiti possono essere in qualsiasi forma o tipo di supporto, e lo definizione di "documento" nella ISO 9000:2005 clausola 3.7.2 fornisce i seguenti esempi:
- carta
- supporto magnetico
- memorie elettroniche o ottiche
- fotografia
- Campionamenti

Pr ulteriori informazioni può essere utile consultare la ISO / TR 10013 Linee guida per la documentazione dei sistemi di gestione della qualità per ulteriori indicazioni.

La Clausola 4.1 della ISO 9001:2008  richiede ad una organizzazione di "stabilire, documentare, implementare e mantenere un sistema di gestione della qualità e migliorare continuamente la sua efficacia in conformità con i requisiti della presente norma internazionale "

La Clausola 4.2.1 spiega che la documentazione del sistema di gestione della qualità deve includere:
a) dichiarazioni documentate sulla politica per la qualità e di obiettivi di qualità;
b) un manuale della qualità
c) le procedure documentate richieste dalla presente norma internazionale
d) i documenti necessari all'organizzazione per assicurare l'efficace pianificazione, funzionamento e controllo dei suoi processi, e
e) le registrazioni richieste dalla presente norma internazionale;

Le note dopo punto 4.2 precisano che dove la norma richiede espressamente una " procedura documentata", la procedura deve essere stabilita, documentata, attuata e mantenuta attiva. Viene anche sottolineato che l’estensione della documentazione del SGQ può differire da un'organizzazione all'altra a causa:
- della dimensione dell'organizzazione e del tipo di attività;
- della complessità dei processi e delle loro interazioni, e
- della competenza del personale.

Tutti i documenti che fanno parte del SGQ devono essere controllati in conformità alla clausola 4.2.3 della ISO 9001:2008, o, per il caso particolare delle registrazioni, secondo il punto 4.2.4.